Những thay đổi quan trọng theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Cuộc họp về phúc lợi nhân viên và hồ sơ doanh nghiệp
Nghị định 320/2025/NĐ-CP [4], có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, đã mang đến cái nhìn cụ thể hơn về việc quản lý chi phí doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Một trong những điểm mới là việc thắt chặt yêu cầu về tính điện tử của chứng từ. Doanh nghiệp không chỉ cần hóa đơn điện tử mà còn cần đảm bảo các dữ liệu về đóng bảo hiểm được kết nối minh bạch.
Một lưu ý khác là mối liên hệ với thuế Thu nhập cá nhân (TNCN). Mặc dù bài viết này tập trung vào thuế TNDN, nhưng doanh nghiệp không thể bỏ qua Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 [1], sẽ có hiệu lực từ 01/07/2026. Khi doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ có tích lũy về phí bảo hiểm cho người lao động, khoản phí này có thể được coi là thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên tại thời điểm mua hoặc thời điểm đáo hạn tùy theo tính chất sản phẩm. Sự đồng bộ giữa chi phí được trừ của doanh nghiệp và thu nhập chịu thuế của cá nhân là điểm mà các kiểm tra viên thuế thường xuyên đối chiếu [2].
Bảng đối chiếu các loại chi phí bảo hiểm và tính hợp lệ
Tổng chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân
Checklist 5 bước quản lý hồ sơ thuế bảo hiểm cho doanh nghiệp
Rà soát và cập nhật Quy chế nội bộ: Đảm bảo các điều khoản về mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên được ghi rõ trong Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể. Nêu rõ đối tượng (ví dụ: cấp quản lý, nhân viên thâm niên trên 5 năm…).
Kiểm tra tính pháp lý của đối tác bảo hiểm: Đảm bảo công ty bảo hiểm được Bộ Tài chính cấp phép và sản phẩm bảo hiểm đã được phê duyệt mẫu.
Thực hiện thanh toán qua tài khoản công ty: Tuyệt đối không dùng tiền mặt hoặc dùng tài khoản cá nhân của nhân viên để đóng phí rồi công ty hoàn lại, điều này rất dễ bị bác bỏ chi phí.
Lưu trữ hồ sơ điện tử đồng bộ: Lưu hóa đơn điện tử cùng với danh sách nhân viên tương ứng từng kỳ đóng phí. Đối chiếu định mức đóng hàng tháng để tự loại trừ phần vượt trần khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Đối chiếu nghĩa vụ thuế TNCN: Xác định rõ khoản phí bảo hiểm này có thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế TNCN của người lao động hay không theo khung Nghị định 253/2026/NĐ-CP [3] để thực hiện kê khai song song.
3 sai lầm phổ biến dẫn đến rủi ro bị loại chi phí
Sai lầm 1: Hồ sơ “trống đánh xuôi, kèn thổi ngược”
Đây là lỗi phổ biến nhất khi Quy chế tài chính ghi một kiểu mà Hợp đồng lao động ghi một kiểu khác, hoặc tệ hơn là không có văn bản nào đề cập đến phúc lợi này. Cơ quan thuế sẽ coi đây là khoản chi không phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc chi sai quy định.
Sai lầm 2: Mua bảo hiểm cho đối tượng không phải là người lao động
Một số doanh nghiệp mua bảo hiểm cho người thân của nhân viên hoặc cho các cộng tác viên không ký hợp đồng lao động chính thức. Theo quy định, chi phí này chỉ được trừ khi trực tiếp chi cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
Sai lầm 3: Không tách bạch phần phí vượt định mức
Mỗi thời kỳ, pháp luật đều quy định một mức trần chi phí bảo hiểm tự nguyện được trừ. Nếu doanh nghiệp hạch toán toàn bộ số phí (ví dụ 10 triệu đồng/tháng/người) vào chi phí trong khi mức trần thấp hơn, toàn bộ hồ sơ có thể bị nghi ngờ và yêu cầu giải trình chi tiết từng dòng tiền, dẫn đến lãng phí thời gian và rủi ro bị phạt hành chính.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Nếu doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nhưng sau đó người đó nghỉ việc trước hạn, chi phí đã đóng có được trừ không?
2. Mức trần chi phí bảo hiểm nhân thọ được trừ là bao nhiêu theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP?
3. Doanh nghiệp có được trừ thuế TNDN khi mua bảo hiểm nhân thọ cho chủ doanh nghiệp tư nhân không?
4. Việc thanh toán phí bảo hiểm bằng thẻ tín dụng công ty có được coi là thanh toán không dùng tiền mặt?
Kết luận
Chi phí bảo hiểm nhân thọ cho người lao động là một khoản đầu tư thông minh cho nguồn nhân lực, đồng thời là một công cụ tối ưu thuế TNDN hiệu quả nếu doanh nghiệp nắm vững các quy định pháp luật. Từ việc xây dựng khung quy chế nội bộ chặt chẽ, tuân thủ định mức chi trả theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP [4], đến việc chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, mọi bước đi đều cần sự cẩn trọng và đối chiếu thường xuyên.
