20 C
Hanoi
Chủ Nhật, 24 Tháng Mười, 2021

6 mẹo cải thiện kỹ năng giao tiếp qua email

Gọi điện thoại hay gặp mặt trực tiếp vẫn đang là những cách thức tiếp cận khách hàng quen thuộc với các tư vấn tài chính. Nhưng các cách thức kinh doanh đang dần đổi mới và đậm chất kỹ thuật số. Đối tượng khách hàng bận rộn, có thu nhập cao như doanh nhân, quản lý,… rất đề cao phương thức trao đổi qua thư điện tử (email) vì sự tiện lợi và nhanh chóng truy cập mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Liên lạc và trao đổi qua email là hình thức chuyên nghiệp hiện đại giúp bạn tăng tương tác
với khách hàng và xây dựng vị thế dẫn đầu trên thị trường nói chung. Khi sử dụng cách thức này, bạn có thể chủ động truyền đạt thông tin đến khách hàng thay vì mất nhiều thời gian chờ đợi cơ hội sắp xếp cuộc hẹn hay trao đổi qua điện thoại. Và khách hàng cũng cực kỳ đánh giá cao sự năng động của bạn. Nhưng làm thế nào để giao tiếp với khách hàng bằng email hiệu quả? Đừng bỏ qua 6 mẹo nhỏ sau đây!

giao tiếp với khách hàng bằng email hiệu quả

1. Hãy xác định rõ người nhận email chính và người chỉ cần biết thông tin nội dung

Lưu ý đối tượng chính cần nhận được email sẽ đặt ở mục “To”, còn những người mà bạn chỉ muốn họ nắm thông tin, không cần trả lời email đó thì đặt ở mục “Cc” nhé!

2. Hãy phản hồi sớm nhất có thể những email nhận được

Khi nhận được email từ khách hàng, bạn phải phản hồi lại ngay. Nếu bạn không thể phản hồi ngay lập tức thì hãy cố gắng hồi đáp nhanh nhất có thể, lưu ý không nên vượt quá 24 tiếng sau khi nhận được email. Nếu đó là email yêu cầu hay thắc mắc một vấn đề nào đó, bạn hãy cho khách hàng biết bạn đã tiếp nhận thông tin và cần bao nhiêu thời gian để thực hiện yêu cầu đó. Hãy tưởng tượng như bạn đang đối thoại trực tiếp với người gửi, và việc trả lời sẽ giúp họ cảm nhận rằng bạn đang thật sự lắng nghe mọi điều họ chia sẻ. Nếu không làm như vậy, điều này sẽ vô tình khiến bạn đánh mất sự tín nhiệm của khách hàng.

3. Hãy ghi rõ tiêu đề của email

Nếu bạn không muốn khách hàng bỏ qua email thì hãy ghi thật rõ nội dung chính ngay trên
phần tiêu đề. Hãy tránh đặt tiêu đề bằng một câu hỏi gây khó khăn cho khách hàng trong việc nhận diện tầm quan trọng của vấn đề. Việc đặt tiêu đề đơn giản, rõ ràng còn giúp họ dễ dàng tìm lại email khi cần tham khảo lại.

4. Hãy nhớ đọc lại nội dung đã viết

Bạn hãy đọc to nội dung đã soạn trước khi gửi. Việc đọc to thành tiếng sẽ giúp ngôn từ của
chúng ta chuẩn mực hơn và phát hiện lỗi dễ dàng hơn so với việc đọc thầm.

5. Hãy kiểm tra kỹ những gì bạn viết trong email

Nếu phải gửi một email với nội dung có ý nhắc nhở khách hàng về một việc gì đó, hãy thật cẩn thận bởi lời nhắc nhở ấy có thể gây cho người đọc cảm giác khó chịu. Chính vì vậy, hãy viết bằng một giọng điệu nghiêm túc nhưng nhẹ nhàng, vui vẻ.

6. Hãy xử lý ngay khi khách hàng chưa nắm được thông tin

Nếu sau 3 lần trao đổi qua email khách hàng vẫn chưa nắm được nội dung bạn muốn truyền tải, hãy nhấc điện thoại và gọi cho khách hàng! Chắc chắn rằng việc gọi điện thoại
trong trường hợp này sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với việc viết lại những gì bạn muốn trình bày.

Chúc bạn thành công!

trangbaohiem.vnhttps://www.trangbaohiem.vn/
Người chia sẻ thông tin, kiến thức, kỹ năng tư vấn, tài liệu, bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, tài chính cá nhân và kinh doanh.

ĐÁNG QUAN TÂM

Hướng dẫn tạo bài thi trắc nghiệm, bài kiểm tra bằng Microsoft Forms

0
Là một giảng viên, bạn có thể sử dụng Microsoft Forms để đánh giá nhanh tiến độ học viên và nhận được phản hồi...

Banker bán hàng thế nào trong mùa dịch Covid-19?

1
Đối với banker - việc xác định thái độ tích cực, lạc quan và tận dụng cơ hội để bán hàng, chăm sóc và...
Nguyễn Phương Hằng live stream

Phân tích chuỗi live stream của doanh nhân Nguyễn Phương Hằng dưới góc nhìn...

0
Tối ngày 25/05 vừa qua, đã diễn ra một sự kiện lịch sử trong ngành live stream nước nhà, khi người người, nhà nhà...
Thái độ quyết định cuộc đời

Thái độ quyết định cuộc đời

1
Có thể hầu hết chúng ta đều nhận ra điều này, song vấn đề nằm ở chỗ khi chúng ta cố gắng thay đổi...

Bí quyết tăng hiệu quả công việc

1
Các tư vấn viên tài chính thành công luôn vận dụng những cách thức khác nhau để làm việc hiệu quả tốt nhất...

3 Bí quyết tăng tỷ lệ thuyết phục khách hàng

1
(Trangbaohiem.vn) Bạn là một tư vấn viên. Bạn có những giải pháp tốt nhất cho khách hàng của mình, nhưng làm sao để thuyết...

GỬI BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

BÀI MỚI NHẤT